Gửi mail tự động cùng tài liệu liên kết

Khi các email được gửi đi từ Phoebus Mailer, trong nhiều trường hợp ta cần gửi kèm tài liệu liên kết cùng với nội dung email.

Ví dụ từng bước dưới đây sẽ giải thích các bước để thực hiện yêu cầu trên.

Bước 1. Chuẩn bị danh sách người nhận bằng QD.
Tạo một Query bằng chức năng QD chứa danh sách người nhận như hình dưới. Phoebus sẽ tạo 2 email gửi cho 2 người trong danh sách của query
Chú ý số tài liệu liên kết (Document Link) sẽ được gửi đi nằm ở cột Link Id



Bước 2: Tạo mail profile bằng chức năng MCD - mail composer definition.Chú ý rằng mail template có thể là excel template hoặc MCT record. Ta sẽ xem cả 2 trường hợp.



Hãy xem trường hợp dùng MCT - mail composer template trước. Hãy chú ý đến từ khóa {dol_id={P4}}, khi tạo nội dung mail, Phoebus sẽ chuyển cụm từ khóa này thành {dol_id=1333} cho email đầu tiên. Nhờ cụm từ khóa này, Phoebus sẽ biết để gửi nội dung tài liệu liên kết có mã =1333 kèm theo email.

Trong trường hợp bạn muốn gửi nhiều tài liệu kèm theo thì tất cả mã hiệu các tài liệu sẽ được liệt kê và nối với nhau bằng các dấu ; hoặc , hoặc |.
Ví dụ {dol_id=1333,1334,1335} sẽ gửi cả 3 tài liệu kèm theo cùng với email.



Nếu nội dung mail được quy định bởi Excel template thì sao? Rất đơn giản, bạn chỉ cần liệt kê các mã tài liệu liên kết ở 1 ô và đặt tên ô đó làdol_id.

Nếu bạn quên từ khóa dol_id, thì hãy thử tạo mail trong chế độ debugmode. Log file sẽ thông báo : không tìm thấy các tài liệu liên kết nào do không có name range dol_id



Kết quả